QUELQUES REFERENCES ARBRE DES SAVOIRS :
NOS CLIENTS TEMOIGNENT :
GROUPE BALGUERIE (33)
LE TRANSITAIRE MARITIME ET AERIEN UTILISE
L’ARBRE DES SAVOIRS DEPUIS PLUS D’UN AN
« Mieux gérer les procédures qualité… »
Entretien avec Florent Gillet, Responsable réseaux
« C’est grâce à une newsletter informatique reçue par mail que j’ai découvert l’Arbre des Savoirs …J’ai été immédiatement interpellé par ce progiciel qui semblait parfaitement correspondre à nos attentes en matière de gestion documentaire…Je me suis connecté au site d’Octime et j’ai pris contact avec un commercial qui m’a fait une première démonstration à distance tout à fait convaincante. Ensuite Ocime s’est déplacé pour expliquer le produit in situ à la direction qui a rapidement pris la décision d’achat…
Notre problématique ? Trouver une solution pour mieux gérer les procédures qualité…Il y a quelques années, nous avions développé en interne un site Intranet sur lequel les normes étaient accessibles. Mais cette organisation montrait ses limites : une navigation longue et fastidieuse dans l’arborescence, l’intervention indispensable du service informatique pour les mises à jour (HTML), un contenu trop lourd…Il devenait urgent de trouver une alternative ! L’Arbre des Savoirs est arrivé à point nommé, parfaitement adapté à notre fonctionnement en réseau. Le Groupe Balguerie, qui a son siège à Bordeaux, possède 15 agences : 14 réparties sur l’hexagone et 1 aux Etats-Unis à Washington. Ce qui implique de rendre la documentation fiable et facilement accessible à tous !
Octime a installé le progiciel en Avril 2004, nous avons acheté une dizaine de licences créateur. Ainsi au sein du groupe nous avons plusieurs utilisateurs-valideurs-créateurs capables de modifier un document, de faire une mise à jour, de supprimer des pages …La plupart sont des spécialistes de la norme Iso et des procédures qualité, tous ont des compétences informatiques standards…Il leur a suffi d’une formation d’une demi journée et de quelques semaines de pratique pour être opérationnels. L’Arbre des Savoirs présente l’avantage d’être un progiciel « facile d’accès ». Côté utilisateurs, la quasi totalité du personnel (400 salariés) se connecte aussi régulièrement, sans aucunes difficultés, pour consulter et rechercher des documents. Nous avons opté pour une version illimitée en nombre d’utilisateurs.
Un conseil ? Faire un test… Au préalable, avant de basculer toutes les procédures qualité, nous avons fait un essai au niveau du service informatique. Toute la documentation technique a été transférée sur l’Arbre des Savoirs …Les « plus » ont été rapidement visibles : une recherche par mot clef qui permet de gagner du temps, des déplacements dans les agences « allégés », puisque le contenu est accessible de n’importe quel poste informatique. Le test étant concluant, nous avons poursuivi avec les procédures qualité, les logos, la charte graphique…Et bientôt nous aurons aussi la grille tarifaire !
Aujourd’hui nous avons quelques 5000 documents sur l’Arbre des Savoirs. Le groupe Balguerie est certifié Iso 9002, ce qui implique un référentiel lourd et des mises à jour régulières liées aux audits…Encore un avantage de l’Arbre des Savoirs: il permet de capitaliser l’historique de l’évolution des procédures.
Dernier aspect non négligeable : un coût très abordable pour une PME. L’outil idéal lorsqu’il s’agit de partager efficacement des savoirs internes !
